Políticas y Procedimientos de VMICC

Aprobado el 21 de septiembre de 2020 por el Pleno del Consejo Comunitario

VMICC opera como un foro participativo y no partidista, a veces llamado “reunión de la ciudad”, (una persona, un voto de todos los miembros presentes o participantes a través de las telecomunicaciones); tiene como objetivo:

  • Representar los intereses de la comunidad de la isla Vashon-Maury.
  • Limitar los problemas llevados a la VMICC a aquellos que afectan a la comunidad. Evitar las preocupaciones privadas a menos que tengan amplias implicaciones comunitarias. Evitar actividades políticas partidistas que apoyen u se opongan a uno o más partidos políticos o individuos para cargos públicos.
  • Llevar a cabo actividades de divulgación a residentes y organizaciones insulares. Ayudar, como podemos, a tales individuos o grupos en sus relaciones con entidades gubernamentales u otras.
  • Establecer y mantener puntos de contacto con entidades gubernamentales u otras entidades apropiadas.
  • Cumplir con el espíritu de las reuniones públicas abiertas actuar en todas las operaciones.
  • Esforzarse por ser accesible para los residentes de la isla y otros participantes interesados.
  • Ser un firme defensor de los problemas de las islas en todos los niveles de gobierno (local, condado, estado y federal) y otras entidades.
  • Buscar y considerar todas las partes de la emisión de VMICC mientras se esfuerza por la equidad y la equidad.
  • Ser un líder en la representación de las necesidades cambiantes de la comunidad de la isla.


Junta General de la VMICC y Políticas de Operación de la Junta

Juntas Generales

El Presidente (o su designado) presidirá las reuniones, reconocerá a los oradores, tomará las decisiones/reglas necesarias para mantener una reunión ordenada y velará por que se cumplan los estatutos del Consejo y estas políticas y procedimientos.

El Presidente y el secretario coordinarán el escrutinio de los votos sobre las mociones.  A discreción del Presidente, el voto de los presentes físicos puede hacerse de forma anónima.

Las copias escritas y digitales de la agenda deben estar disponibles para todos los asistentes y contener lo siguiente, normalmente en el orden indicado: Bienvenida (llamada al pedido), aprobación de minutos (copias escritas disponibles) solicitando que cualquier corrección se envíe al secretario, llame a adiciones/ cambios a la agenda, Informe del Tesorero, introducción de invitados, anuncios, negocios antiguos (principalmente mociones para votar), presentaciones de invitados, nuevos negocios, nuevas mociones, discusión abierta, aplazamiento.

Operaciones de la Junta

Se espera que los miembros de la Junta asistan tanto a las reuniones de la Junta Como del Consejo Comunitario.

  • Como cortesía, se pide a los miembros que notifiquen al presidente cuándo no asistirán a una reunión de la Junta Directiva ni a una reunión del Consejo Comunitario.
  • Si un miembro pierde más de tres reuniones en un período de seis meses, el miembro debe hacer una breve declaración a la Junta, explicando las dificultades de asistencia, y un plan para aumentar la asistencia.
  • Si un miembro anticipa llegar a ninguna reunión por dos o más meses consecutivos, esa persona tomará una licencia de ausencia o renunciará a la reelección pendiente en las próximas elecciones.

Los miembros de la Junta deben familiarizarse con los estatutos del Consejo y con estas políticas y procedimientos.

Las acciones de la Junta requieren un quórum de la Junta, excepto para establecer agendas de la junta general.

La Junta puede designar responsabilidades específicas y desarrollar/mantener descripciones específicas de los trabajos para los miembros individuales de la junta.

La Junta elaborará anualmente un presupuesto de funcionamiento que presuponda los gastos del Consejo y de sus comités.

La Junta debe designar enlaces con todos sus comités.

Cada miembro de la Junta actuará como enlace con uno o más de los siguientes sectores en la Isla:

Vivienda asequible

Negocio

Cultura e historia

Educación

Ambiente

Fe

Alimentos

Servicios de salud y humanos

Latinx

LGBTQ

Recreación

Seguridad

Juventud

Otros

Habrá siete miembros electos de la Junta.  Los siete miembros electos elegirán rápidamente a dos miembros más de la Junta (para un total de nueve) que serán seleccionados por su capacidad de establecer un enlace efectivo con dos o más sectores de la Isla que de otro modo estarían subrepresentados en la Junta.

La Junta debe asegurarse de que la prensa tenga una copia del orden del día de la reunión del Consejo Comunitario a tiempo para

Un quórum de la Junta puede comunicar o tomar medidas inmediatas / de emergencia en asuntos de importancia para la Isla sin el permiso del Consejo Comunitario, siempre que el asunto sería discutible de otra manera y siempre que la acción esté de acuerdo con los estatutos y la política adoptada. El Presidente describirá la acción en la próxima reunión del Consejo Comunitario e invitará a formular observaciones. Si se opone al Consejo Comunitario, la Junta adoptará medidas coherentes con los deseos del Consejo.

Políticas y Procedimientos del VMICC para los Comités

1.    Los comités de la VMICC son organismos de la VMICC y, por lo tanto, derivan su autoridad. Existen con el fin de facilitar el funcionamiento efectivo de la VMICC; sus actividades generalmente incluirán lo siguiente: estudiar problemas, desarrollar posibles soluciones, encontrar hechos, hacer recomendaciones a la VMICC, educar a los residentes de las islas sobre cuestiones relevantes.

2.    Los comités actuarán de conformidad con los estatutos, políticas y sus estatutos individuales de la VMICC. Los comités deben solicitar el asesoramiento previo y el consentimiento de la VMICC antes de comprometer a la VMICC a acciones o cargos públicos. A menos que la Junta indique lo contrario, todas las recomendaciones del comité se remitirán a la VMICC con las razones de esas recomendaciones. Normalmente es función de la VMICC tomar decisiones finales y comunicarse con agencias externas.

3.    La Junta, junto con cada comité, debería elaborar y actualizar periódicamente una carta en la que se esboce la autoridad del comité.

4.    Los comités deberían desarrollar sus propios procedimientos operativos, de conformidad con los estatutos de la VMICC y la política de la Junta. Dichos procedimientos, sujetos a la aprobación de la Junta, deben cumplir con el espíritu de la ley de reuniones abiertas y proporcionar accesibilidad a todas las partes interesadas y miembros de la VMICC. Cualquier residente de la isla, de conformidad con los procedimientos y estatutos de la VMICC, puede asistir y participar.

5.    Sólo los miembros del comité tendrán derecho a votar sobre asuntos de la comisión.

6.    Los comités deben elegir a sus presidentes anualmente. Un presidente no puede cumplir un tercer mandato a menos que sea aprobado por la Junta antes de la elección. La intención de esta política es permitir una mayor participación en el gobierno insular. Es deber del presidente y del comité buscar otro presidente. Un presidente de dos años puede ser elegido de nuevo después de un año fuera de su cargo. Si el comité no elige un presidente, el Consejo nombrará uno.

7.Los comités mantendrán las actas de todas las reuniones. Estas actas, como mínimo, incluirán un registro de toda la acción de la comisión (votaciones) y también una lista de todos los presentes en la reunión. Las copias de las actas deben presentarse al secretario de la VMICC, quien deberá proporcionar copias periódicamente a la Biblioteca Vashon y al maestro web de VMICC para su publicación.

8. Las reuniones del Comité, en la medida en que sea práctico, deberían llevarse a lugar periódicamente en un centro público lo suficientemente amplio como para dar cabida a todas las partes interesadas. Los comités harán un esfuerzo razonable para proporcionar publicidad anticipada de su hora, lugar y orden del día de su reunión.

9. Para cualquier tema objeto de debate, antes de que se tomen decisiones, el presidente del comité hará todos los esfuerzos razonables para notificar a todas las partes interesadas y darles la oportunidad de participar en el debate.

10. Los presidentes de los comités, o su delegado, deberían estar presentes en las reuniones de la VMICC para presentar informes sobre sus actividades, según se solicite.

11. La Junta debe designar a un miembro de la Junta como enlace con cada comité.

12. Como organismo del VMICC, los gastos documentados del comité son gastos de la VMICC. Los gastos del Comité que pueden incurrir sin la aprobación previa de la Junta son copiar y viajar en montos que no excedan un total de $100 por comité por año. Si un comité desea aumentar su presupuesto anual por encima de $100, debe presentar una solicitud de presupuesto al Tesorero de la Junta antes de la reunión de la Junta de noviembre. La solicitud de presupuesto debe incluir los propósitos y el monto total necesario de la VMICC y la cantidad adicional esperada proyectada para ser generada por la recaudación de fondos del comité. Dicha solicitud se incluirá en el presupuesto para su aprobación en la reunión anual de la VMICC. A continuación, el comité podrá gastar para los fines indicados (sin aprobación adicional) el importe presupuestado más los fondos recaudados según lo aprobado en el presupuesto. Si un comité todavía necesita más fondos, puede hacer una solicitud especial a la Junta. Dicha solicitud puede ser decidida por la Junta si la solicitud es por $500 o menos. Si la solicitud es por más de $500, debe ser aprobada por la VMICC en una reunión del Consejo Comunitario.

13. Todas las solicitudes de reembolso de gastos deben enviarse al Tesorero utilizando un formulario aprobado de “Reembolso de Gastos”.

14. Como organismo del VMICC, los ingresos del comité son ingresos de la VMICC y se presentarán al Tesorero dentro de los 15 días siguientes a la recepción del depósito en la cuenta bancaria de la VMICC. Tras la aprobación de la Junta para la recaudación de fondos, los fondos recaudados por un comité se reservarán para los fines previstos para dos años, y  podrán gastarse a discreción del comité.

15. Las acciones, informes, etc. del presidente del Comité deben reflejar los deseos del comité.

VMICC Policies and Procedures for Elections

General

  1. La votación debe estar disponible para todos los residentes de la isla, mayores de 16 años en el momento de la elección, incluidos todos los miembros de la Junta sentada.
  2. Los candidatos pueden ser cualquier residente de la isla que tenga 16 años de edad o más en el momento de la elección.
  3. Los formularios de los candidatos serán proporcionados por el Comité de Nominaciones que se rellenarán y devolverán en una fecha específica determinada por el comité.
  4. Los candidatos correrán a cargo de personas no partidistas.
  5. Las elecciones pueden celebrarse conjuntamente con las elecciones generales regulares.
  6. Las elecciones serán por Votación de Elección Clasificada.
  7. Las papeletas también pueden contener cuestiones de asesoramiento.
  8. Las papeletas se enviarán por correo a todas las direcciones postales de la isla o se alojarán en el sitio web de VMICC para todos los miembros que se hayan registrado como Miembros de VMICC en el sitio web con “Identificación de Miembro” y “Contraseña”. Se permite el registro el mismo día.
  9. Las papeletas también estarán disponibles a petición para las elecciones por correo.
  10. Los electores tienen el honor de presentar solo una boleta oficial (o copia exacta) por elector elegible.
  11. Los nombres de los electores estarán protegidos por sobres dobles para las papeletas por correo o por archivos de tabulación de votos separados sin nombres para la votación del sitio web.
  12. La opción de votar en línea puede estar disponible.



Guía de preparación electoral

  1. La Junta nombrará un Comité Electoral.
  2. Reclutar y capacitar a los trabajadores electorales según sea necesario.
  3. Reclutar y capacitar a personas y observadores de recuento de votos según sea necesario.
  4. Preparar las papeletas si ocho o más candidatos son nominados.
  5. Seleccionar los parámetros para Ranked Choice Voting (consulte Recursos).
  6. Enviar una boleta con instrucciones, declaraciones de candidatos y sobres dobles para regresar a cada dirección postal de la isla o proporcione un aviso de elección del sitio web a todos los miembros de la VMICC.
  7. Anunciar la disponibilidad de las papeletas especiales si es necesario.
  8. Designar el lugar y la hora para la devolución de las papeletas si se utilizan papeletas.

Día de votación

  1. Las papeletas deben ser marcadas con matasellos antes del último día de votación o depositadas en un sitio de recolección anunciado.
  2. La votación del sitio web debe cerrar a las 11:59 PM del último día de votación.

Envoltura electoral

  1. Devolver todo el material (Votos, etc.) a la ubicación designada.
  2. Tabular las papeletas usando Votación de Elección Clasificatoria (ver sección Recursos para obtener más información).
  3. El Comité Electoral anunciará los resultados finales en la reunión del Consejo Comunitario de noviembre.
  4. Sostener las papeletas y los resultados de la votación electrónica hasta que se haya completado la próxima elección.

Recursos
Para aprender acerca de la votación de elección clasificada vaya a:  https://www.fairvote.org/rcv#how_rcv_works.  Para obtener un software gratuito de código abierto, vaya a RANKED CHOICE VOTING RESOURCE CENTER en:  http://www.rankedchoicevoting.org/universal_rcv_tabulator

Políticas sobre votación y decoro de reuniones

VOTACIÓN SOBRE MOCIONES/CUESTIONES ANTE EL CONSEJO COMUNITARIO

Hay dos categorías de votación comunes al Consejo Comunitario de la Isla Vashon-Maury. Son:

YEA (Sí)

NAY (No)

(Ambos indicados por un levantamiento y conteo de manos.  A discreción del Presidente, el voto de los presentes físicos puede hacerse de forma anónima.

DECORO DE LA REUNIÓN

El Consejo Comunitario de la Isla Vashon-Maury se enorgullece de esforzarse por llevar a cabo sus negocios de una manera profesional, respetuosa y cortés. Dado que el Consejo Comunitario está compuesto por los ciudadanos de la isla Vashon-Maury, se entiende que los ciudadanos que participan en las reuniones del Consejo General y otros foros se comportarán de la misma manera.

Se espera cortesía común y respeto por sus compañeros isleños. La grosería y el mal comportamiento no son aceptables, ni serán tolerados. Esto es especialmente importante cuando se comentan las actividades o mociones del Consejo planteadas o debatidas ante el Consejo, y con mayor seguridad en las reuniones de los comités del Consejo.

Las reuniones del Consejo y/o del Comité del Consejo se detendrán/terminarán si los respectivos presidentes determinan que se ha incumplido la cortesía y el respeto comunes.

Su comprensión y cooperación en este sentido se aprecia sinceramente.